É importante ter em mente que é no dia a dia que as coisas realmente acontecem e não no mundo ideal do planejamento

O planejamento das atividades da equipe é vital, mas as ações e entregas se darão no mundo real. É importante ter em mente que é no dia a dia que as coisas realmente acontecem e não no mundo ideal do planejamento. Portanto, você deve estar atento a tudo e ter disponibilidade para acompanhar seu time durante a   realização de suas atividades.

Você deverá provar que o planejado foi alcançado – preferencialmente com resultados acima das metas estabelecidas. O mercado é muito competitivo e entregar 100% das metas (desde que sejam reais) não é mais considerado suficiente. Não estou falando somente de metas quantitativas, mas também de resultados qualitativos que, de algum modo, impactam na estratégia da sua empresa. 

Engajar as pessoas do seu time na fase de execução das atividades preestabelecidas é fundamental para que você possa ser eficiente nas suas entregas e manter um excelente clima organizacional na sua área. 

Acredito muito na cultura do detalhe, pois são neles que perdemos boa parte das nossas entregas. Muitas vezes, não damos atenção a detalhes importantes e nossos planos não vão para frente. Quando for realizar uma tarefa nova ou mesmo liderar as atividades correntes, você deve estudar o planejamento detalhadamente e identificar quais são os fatores necessários para que seu plano seja bem executado. Pense em todas as possíveis barreiras que possam aparecer e elabore um plano B de modo a contornar eventuais obstáculos. 

Algumas perguntas devem ser feitas, tais como: seu time está preparado para executar as atividades planejadas? Como verificar se o seu plano traçado alcançará os resultados almejados? Existe algum indicador ou métrica para mensurá-los? Você repassou as atividades com cada um do seu time para assegurar que conhecem o processo que será executado por eles? Você estará disponível para acompanhar seus funcionários durante a realização das atividades? A tecnologia disponível para as atividades contempla todas as necessidades do seu time? Eles conhecem os sistemas com os quais irão trabalhar?

Aqui, reside uma grande diferença entre o líder e um simples chefe. O líder cria uma causa para as pessoas seguirem e você deve demonstrar constantemente a importância do trabalho a ser realizado para ter engajamento em alto nível. Baixo compromisso por parte das pessoas pode trazer ineficiência e aumento significativo de erros em processos. 

Noto frequentemente que vários líderes não sabem administrar o seu tempo e isso tem impacto direto em seus times. Não saber priorizar as atividades e entregas da sua área pode resultar em horas extras desnecessárias, menos qualidade de vida para as pessoas – que terão de trabalhar em outros horários para entregas de atividades fora do prazo – e um maior risco de ocorrência de erros além, claro do impacto no nível de satisfação do time. 

A falta de planejamento do líder impede, muitas vezes, que os funcionários deem sequência ao trabalho enquanto esperam por uma decisão para, então, seguir com suas atividades. Enfim, a falta de uma adequada gestão do tempo é péssima para todos, inclusive para você.

É comum ouvir dos  líderes que a pressão por parte da empresa e a falta de recursos são os fatores responsáveis por não conseguirem coordenar suas atividades de maneira mais eficiente. Todas as pessoas trabalham em empresas com problemas assim e muitas conseguem entregar no prazo, sem erros e com ótimo clima organizacional da equipe. Portanto, não é o caso de culpar sua organização por sua incapacidade de gerenciar o tempo. O bom gerenciamento, a propósito, já deve considerar os desafios impostos pela realidade. 

Existem técnicas que nos ajudam e melhorar a gestão de tempo, mas tudo começa na atitude. O novo líder tem de aprender a escolher prioridades em primeiro lugar. Quando as prioridades são bem escolhidas, naturalmente o trabalho anda melhor sob todos os aspectos. Durante o dia, você tomará decisões sobre coisas imprevistas, mas alinhadas às verdadeiras prioridades definidas anteriormente e que, de fato, são importantes para a entrega dos resultados. 

Noto que muitos líderes chegam na empresa no primeiro horário e fazem um planejamento do dia. Conforme as horas correm, é preciso “apagar vários incêndios” e, com isso, tudo o que foi planejado não acontecerá como previsto.

Você deve separar claramente o que é importante do que é urgente antes de fazer o seu planejamento diário, semanal, mensal ou até mesmo para períodos mais longos. Entendo que muita coisa urgente aparecerá durante o dia e o fará colocar as iniciativas importantes em segundo plano. Mas é preciso saber lidar com estas alterações. 

Analise os motivos que fazem as coisas urgentes aparecerem e crie um plano de ação para reduzir este tipo de acontecimento. Pense no que você ou seu time poderiam ter feito para que as urgências não se sobressaíssem às atividades consideradas importantes. 

Converse sempre com as pessoas e ouça sugestões para que os imprevistos possam ser reduzidos. Você vai encontrar soluções para fatos com os quais nunca tinha considerado ou sequer se preocupado. As pessoas que lidam com as questões operacionais muitas vezes percebem pontos importantes antes de você, mas a falta de comunicação impede que estas informações cheguem à liderança. 

É frequente que o foco do novo líder seja resolver todos os problemas prontamente e, com isso, se esqueça de entender todo o processo e as causas dos “incêndios” que aparecem várias vezes por dia. Lembre-se: o primeiro passo é ter atitude para gerir melhor o seu tempo.

As empresas estão passando por grandes transformações e será cada vez mais comum que você receba atividades extras para realizar. Se forem atividades de rápida execução, talvez o foco deva ser a entrega da atividade no curto prazo. Outras atividades, porém, terão uma maior complexidade e será melhor que você as gerencie  dentro do conceito de gestão de projetos.

Armando Lourenzo

Doutor e Mestre em Administração pela FEA USP. Pós Doutorando em Administração pela FEA/USP. Pós Graduado em Filosofia pela PUC. Diretor da Ernst & Young University. Presidente do Instituto Ernst & Young. Professor da FIA, USP (PECEGE) e Casa do Saber. Colunista da revista Você SA (versão digital). Palestrante. Autor de artigos e livros na área de negócios. Palestrante em eventos nacionais e internacionais. Premiado como um dos três melhores Learning Leader of the year nos EYU em 2016, 2017 e 2018.

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